Privacy Policy for Robofy

Languages: English • Türkçe

Robofy is a product developed and operated by VBT Yazılım A.Ş. ("VBT"), a software company headquartered in Istanbul, Türkiye.

Website: vbt.com.tr • Contact: info@vbt.com.tr

This Policy explains how Robofy collects, uses, stores and shares data when businesses use Robofy's WhatsApp automation and customer support features. It complies with Türkiye's Personal Data Protection Law (KVKK) and the EU General Data Protection Regulation (GDPR).

1) Roles & Scope

Role split:
• For Robofy's own account, billing and platform admin data (client contact, login, subscription): VBT is Data Controller.
• For end-customer conversations handled on behalf of each Client via WhatsApp (messages, events, delivery status): the Client is Data Controller and VBT acts as Data Processor (sub-processor where applicable).

2) Data We Process

a) Platform/Account Data (Controller: VBT)

b) WhatsApp Operations Data (Controller: Client; Processor: VBT)

3) Purposes & Legal Bases

Platform/Account Data (VBT as Controller)

WhatsApp Operations Data (VBT as Processor) — processed strictly per Client's documented instructions to: deliver WhatsApp messages/flows, handle templates, routing, quality monitoring, and support.

4) Retention

5) Cookies & Tracking

Robofy's public website currently does not set cookies. The application dashboard may use strictly necessary session mechanisms (e.g., session identifiers) for authentication and security; no advertising or cross‑site tracking cookies are used.

6) Sub‑processors & Third Parties

To operate Robofy reliably and securely, VBT uses the following sub‑processor(s):

Data Processing Agreements are in place; cross‑border transfers (if any) rely on appropriate safeguards (e.g., SCCs) and KVKK procedures.

7) International Transfers

Where data is transferred cross‑border, VBT applies GDPR mechanisms (e.g., SCCs) and KVKK transfer procedures (explicit consent or Board‑approved safeguards, where required). Hosting regions are selected to minimize transfers; Clients can request region preferences if available.

8) Security Measures

9) Data Subject Rights

Depending on jurisdiction (KVKK/GDPR), you may have rights to access, rectify, erase, restrict, object, data portability, or complain to a supervisory authority. For end‑customer WhatsApp data, contact the relevant Client (Data Controller). For Robofy account data, contact VBT at info@vbt.com.tr.

10) Children

Robofy is a B2B service and not directed to children. We do not knowingly process children's data.

11) Changes

We may update this Policy to reflect legal, technical or business changes. We will post updates with a new "Effective Date".

12) Contact

VBT Yazılım A.Ş. — Privacy Office
Istanbul, Türkiye
Email: info@vbt.com.tr

Effective Date: 2025‑10‑10 • Version: 1.0

Robofy Gizlilik Politikası (TR)

Robofy, VBT Yazılım A.Ş. ("VBT") tarafından geliştirilen ve işletilen bir üründür. Bu Politika; Robofy'nin WhatsApp otomasyonu ve müşteri destek özellikleri kapsamında kişisel verileri KVKK ve GDPR uyarınca nasıl işlediğini açıklar.

1) Roller ve Kapsam

Rol ayrımı:
• Robofy hesap/abonelik ve platform yönetimi verileri (iletişim, giriş, abonelik) için VBT Veri Sorumlusudur.
• Müşteri adına yürütülen WhatsApp görüşmeleri (mesajlar, olaylar, teslim/okunma) için Müşteri Veri Sorumlusudur, VBT Veri İşleyen (gerektiğinde alt işleyen) olarak hareket eder.

2) İşlediğimiz Veri Kategorileri

a) Platform/Hesap Verileri (Veri Sorumlusu: VBT): İletişim bilgileri, (hash'lenmiş) hesap kimlik bilgileri, audit log'lar, kullanım ve faturalama kayıtları, destek yazışmaları, teknik telemetri (IP, cihaz, zaman damgaları), varsa oturum güvenliği için asgari tanımlayıcılar.

b) WhatsApp Operasyon Verileri (Veri Sorumlusu: Müşteri; Veri İşleyen: VBT): Meta tarafından sağlanan kimlikler (WABA/Numara ID'leri, mesaj ID'leri), şablon metaverileri, gönderim durumu, webhook olayları. Mesaj içeriği yalnızca hizmetin sunulması ve iş akışlarının işletilmesi için gerekli olduğu sürece işlenir; ayrıntılar Saklama bölümündedir.

3) Amaç ve Hukuki Sebepler

Platform/Hesap Verileri (VBT Veri Sorumlusu): Hizmet sunumu ve güvenliği (KVKK m.5/2‑c; GDPR 6/1‑b), mevzuat uyumu (KVKK m.5/2‑ç; GDPR 6/1‑c), ürün analitiği (meşru menfaat; KVKK m.5/2‑f; GDPR 6/1‑f).

WhatsApp Operasyon Verileri (VBT Veri İşleyen): Müşterinin yazılı talimatları kapsamında mesaj/akışların iletimi, şablon yönetimi, yönlendirme, kalite izleme ve destek amaçlarıyla işlenir.

4) Saklama

5) Çerezler

Robofy'nin herkese açık web sitesi şu an çerez kullanmamaktadır. Uygulama paneli kimlik doğrulama ve güvenlik için gerekli asgari oturum mekanizmalarını kullanabilir; reklam veya siteler arası takip çerezleri kullanılmaz.

6) Alt İşleyenler ve Üçüncü Taraflar

Uygun veri işleme sözleşmeleri mevcuttur; sınır ötesi aktarımlarda SCC gibi güvenceler ve KVKK prosedürleri uygulanır.

7) Uluslararası Aktarımlar

Sınır ötesi aktarımlar söz konusu olduğunda GDPR kapsamındaki sözleşmesel güvenceler (SCC) ve KVKK aktarım prosedürleri (açık rıza veya Kurulca onaylı güvenceler) uygulanır. Barındırma bölgeleri aktarımları en aza indirecek şekilde seçilir; mümkünse bölge tercihleri sunulabilir.

8) Güvenlik Önlemleri

9) İlgili Kişi Hakları

KVKK/GDPR kapsamındaki erişim, düzeltme, silme, kısıtlama, itiraz, taşınabilirlik ve şikâyet haklarınız saklıdır. WhatsApp içerikleri için ilgili Müşteri (Veri Sorumlusu) ile; Robofy hesap verileri için VBT ile info@vbt.com.tr üzerinden iletişime geçiniz.

10) Çocukların Verileri

Robofy B2B bir hizmettir; çocuklara yönelik değildir. Çocuklara ait verileri bilerek işlemeyiz.

11) Değişiklikler

Hukuki/teknik/iş gereksinimlerine göre bu Politika güncellenebilir; güncellemeler yeni "Yürürlük Tarihi" ile yayımlanır.

12) İletişim

VBT Yazılım A.Ş. — Veri Koruma Ekibi
İstanbul, Türkiye
E-posta: info@vbt.com.tr

Yürürlük Tarihi: 2025‑10‑10 • Sürüm: 1.0